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Prüfungen

Prüfungen folgen einem vorgegebenen Ablauf. Prüfende und Geprüfte haben dabei bestimmte Rechte und Pflichten.

Prüfungsbefugnisse
Prüfungsablauf
Rechtliche Grundlagen 
 

Prüfungsbefugnisse

Die PrüferInnen sind berechtigt, ihre Kontrolltätigkeit auch ohne vorherige Anmeldung bei der zu prüfenden Organisationseinheit auszuüben. Sie haben jedoch vor Beginn ihrer Arbeit die Leitung der geprüften Einheit über die Prüfung zu informieren und den Prüfauftrag zu übergeben.

PrüferInnen sind berechtigt, jede für die Ausübung ihrer Kontrolltätigkeit erforderliche Auskunft zu verlangen und die geforderten Unterlagen zur Verfügung gestellt zu bekommen. Sie können auch Einsicht in Akten und Schriftstücke an Ort und Stelle vornehmen und Auskünfte von einzelnen MitarbeiterInnen einholen. Bei Bedarf kann auch die Übersendung von Akten und Unterlagen verlangt werden.

Die MitarbeiterInnen der geprüften Organisationseinheit sind angewiesen, die Prüfungen in jeder Weise zu ermöglichen, alle gewünschten Auskünfte zu erteilen sowie alle den Gegenstand der Prüfung betreffenden Verfügungen vorzuweisen.
 

Prüfungsablauf

  1. Prüfungsauftrag
  2. Prüfung
  3. Rohbericht
  4. Bericht
  5. Nachfrageverfahren
  6. Folgeprüfung
     

1. Prüfungsauftrag

Die Berechtigung zur Prüfung einer Organisationseinheit ist im Statut der Stadt Linz 1992, § 39 (2) genau festgelegt.

Ein Prüfungsauftrag kann durch die dazu berechtigten Organe Gemeinderat, Stadtsenat, ein Mitglied des Stadtsenates im Rahmen des Geschäftsbereiches, Kontrollausschuss, Bürgermeister oder Magistratsdirektorin erfolgen (Sonderprüfung).

In der Regel wird das Kontrollamt von sich aus tätig (Initiativprüfung).

Nach einer Initiativ- oder Sonderprüfung werden im Bedarfsfall nach angemessener Zeit Folgeprüfungen durchgeführt. Auch hier wird das Kontrollamt von sich aus tätig. 
 

2. Prüfung

In der Prüfung werden je nach Schwerpunktsetzung einzelne Bereiche vertieft betrachtet und notwendige Empfehlungen ausgearbeitet.

  • Parameter der Prüfprozesse
  • Wirtschaftlichkeitskontrolle vor Ordnungskontrolle
  • zukunftsorientiert
  • Effektivität
  • Effizienz
  • entwicklungsorientiert
  • Schwerpunkt- und Querschnittsprüfungen 
  • Prävention und Beratung

Für die von den PrüferInnen ausgearbeiteten Empfehlungen gelten folgende Maßstäbe:

  • Gesamtbeurteilung vor reiner Mängelauflistung
  • Erfolgs- und Ergebniskontrolle vor Formalkontrolle
  • Zukunftsorientierung
  • Aktualität der Ergebnisse
  • Keine Kritik ohne Empfehlung
  • Partnerschaftlicher Umgang

Tauchen während der Prüfung kleinere Mängel rein formaler Natur auf, so kann diese Angelegenheit auf direktem Wege unter Verzicht auf ein schriftliches Festhalten bereinigt werden.
 

3. Rohbericht

Die Ergebnisse der Prüfung werden in einen ersten Rohbericht zusammengestellt, der mit der geprüften Organisationseinheit besprochen wird. Von dieser Schlussbesprechung wird ein Kurzprotokoll erstellt und Erklärungen der VertreterInnen der geprüften Organisationseinheit eingearbeitet.

Zu strittigen Sachverhalten kann innerhalb einer Frist von maximal vier Wochen eine schriftliche Stellungnahme der geprüften Organisationseinheit abgegeben werden.
 

4. Bericht

Die Endfassung enthält die Sachverhaltsdarstellungen und Feststellungen des Kontrollamtes, die Erklärungen der Geprüften, das Kurzprotokoll und eventuell schriftliche Stellungnahmen der geprüften Einheit und schriftliche Gegenäußerungen des Kontrollamtes.

Der Bericht gliedert sich in folgendes Schema:

  1. Sachverhalt
  2. Feststellung des Kontrollamtes und Empfehlung

allenfalls:

  1. Stellungnahme der geprüften Einheit zu den Punkten (1) und (2) – in kursiver Schrift
  2. allfällige Gegenäußerung des Kontrollamtes, falls das Einvernehmen mit der geprüften Organisationseinheit nicht hergestellt werden konnte.

Der Bericht wird unverzüglich den Geprüften und dem/der AuftraggeberIn der Prüfung, dem Bürgermeister, dem Kontrollausschuss und der Magistratsdirektorin übermittelt.

 

5. Nachfrageverfahren

Seit dem Jahr 2014 wird das Instrument des Nachfrageverfahrens eingesetzt, bei dem von den geprüften Organisationen auf kurzem Weg ein schriftliches Statement zum Umsetzungsstand der offenen Punkte eingeholt wird. Basierend auf diesem Ergebnis wird über die Notwendigkeit einer Folgeprüfung entschieden.

 

6. Folgeprüfung

Je nach Umfang der Empfehlungen wird bei Bedarf eine Folgeprüfung mit anschließender Schlussbesprechung durchgeführt, deren Ergebnisse ebenfalls den oben genannten AdressatInnen übermittelt wird.

 

Darüber hinaus wird der Gemeinderat jährlich im Rahmen des Tätigkeitsberichtes über den Umsetzungsstand der einzelnen Empfehlungen informiert. 
 

Rechtliche Grundlagen

Statut für die Landeshauptstadt Linz 1992 (StL 1992)

Geschäftsordnung für den Magistrat der Landeshauptstadt Linz - GEOM (PDF, 259 kB) (neue Seite)

 

Weiterführende Links

KONTAKT

Dr.  Gerald  Schönberger MPM
Kontrollamtsdirektor
Pfarrgasse 7
4041  Linz

Tel: +43 732 7070 1450
Fax: +43 732 7070 1452
E-Mail: gerald.schoenberger@mag.linz.at

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