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Personengruppe mit Personalreferentin Stadträtin Regina Fechter
POLITIK/VERWALTUNG
Presseaussendung vom 12.10.2017

Erste Impulse für ein neues Personalmanagement

Digitalisierung und neue Arbeitszeitmodelle für noch modernere und noch stärker bürgerorientierte Verwaltung

1996 und 2005 erhielt der Magistrat Linz Auszeichnungen der renommierten Hochschule für Verwaltungswissenschaften in Speyer, 2002 und 2006 wurde die Verwaltung der Stadt mit dem Amtsmanager der Wirtschaftskammer gewürdigt. „Es ist höchst an der Zeit, dass wir uns wieder unsere Preise abholen“, so die neue Personalreferentin der Stadt Linz, Stadträtin Regina Fechter.

In aktuellen Schlagzeilen wird die Verwaltung von Linz in ein schlechtes Licht gerückt. „Das wird dem Engagement und der guten Arbeit der rund 1.750 Beschäftigten im Magistrat nicht gerecht“, ist Stadträtin Fechter überzeugt.

Die Personalreferentin hat die ersten 21 Tage ihre Amtszeit genutzt, um in Gesprächen die Stärken und Schwächen der städtischen Verwaltung sowie ihre künftigen Herausforderungen auszuloten. Dabei ist die Personalreferentin im Wesentlichen auf drei Verbesserungspotentiale gestoßen:

  • Digitalisierung: Nach außen erscheint die Stadt mit innovativen Apps, etwa schau.auf.linz.at, auf dem neuesten Stand der Technik zu sein. „Im Inneren, bei der Bewältigung der Fülle an Verwaltungsabläufen, nutzen wir die modernen Technologien noch viel zu wenig“, sieht Stadträtin Fechter große Chancen für verbesserte Arbeitsbedingungen und kostenreduzierende Effizienzsteigerungen in einem umfassenden Digitalisierungsprozess. „Die Verwaltungsspitze hat diesen Prozess bereits begonnen, ich sehe es als meine Aufgabe, die Anstrengungen in diesem Bereich zu intensivieren – im Interesse der BürgerInnen, die sich eine noch modernere und effizientere Verwaltung wünschen, und im Sinne der MitarbeiterInnen, deren Arbeitsabläufe erleichtert werden können!“

  • Neue Arbeitszeitmodelle: Mit der Entwicklung neuer Technologien führen sich die bestehenden, zu wenig flexiblen Arbeitszeitmodelle in einer zukunfts- und bürgerorientierten Verwaltung langsam ad absurdum. „Es braucht natürlich klare Regeln im Sinne des ArbeitnehmerInnenschutzes und transparente Öffnungszeiten für die BürgerInnen bei Amtsgeschäften und Services der Stadt, die ein persönliches Gespräch erfordern“, ist Stadträtin Regina Fechter überzeugt. „In Zeiten von Apps und E-Mails sind die Menschen aber schon lange nicht mehr auf einen Amtsverkehr zu fixen Öffnungszeiten einzuschränken. BürgerInnen wollen ihre Anliegen möglichst jederzeit deponieren können. Für die MitarbeiterInnen kann es umgekehrt eine Verbesserung sein, wenn sie ihre Arbeit so effizient wie möglich und nicht zu starr festgelegten Zeiten erledigen können.“

  • Respekt, Vertrauen und Wissenstransfer: Bürgermeister Klaus Luger hat bei seinem Amtsantritt vor vier Jahren eine Magistratsreform eingeleitet, mit der mindestens eine Bürokratieebene aufgelassen werden sollte und mehr Verantwortung zu den ExpertInnen auf der Sachbearbeiterebene verlagert werden sollte. „In diesem Reformprozess stecken wir derzeit noch mittendrin“, stellt Stadträtin Regina Fechter fest. „Zuerst ist mir ein respektvoller Umgang mit und unter den MitarbeiterInnen ein Anliegen. Wenn wir den ServiceleisterInnen der Stadtverwaltung mehr Verantwortung übertragen wollen, müssen wir ihnen auch das entsprechende Vertrauen entgegenbringen“, betont Personalreferentin Regina Fechter. „In weiterer Folge wird es auch wichtig sein, auf allen Ebenen für einen guten Wissenstransfer zu sorgen. Neue MitarbeiterInnen sollen von den Erfahrungen ihrer KollegInnen beziehungsweise VorgängerInnen profitieren können, damit sie ihre Arbeit gut erledigen beziehungsweise in gleicher Qualität weiterführen können.“

Neben den Aufgaben im eigenen Haus ortet Fechter aber auch gewaltigen Reformbedarf auf anderen Ebenen: „Jeder Schritt, den wir zu mehr Effizienz setzen, wird zunichte gemacht, wenn aus Landes- oder Bundesebene durch Gesetze und Verordnungen zwei Schritte zurück Richtung mehr Bürokratie gemacht werden“, fordert Regina Fechter ein Umdenken ein. „Der Deregulierung wird derzeit in Sonntagsreden das Wort geredet, hier müssen endlich Taten folgen.“

Fechter möchte die teilweise bereits eingeleiteten Schritte und Gespräche forcieren. „Ich bin überzeugt, dass die Stadtverwaltung gut und serviceorientiert für die Linzer BürgerInnen arbeitet und sich bald wieder auch die entsprechende öffentliche Anerkennung durch Preise und Auszeichnungen verdienen wird“, sieht Fechter als ein Ziel. „Wir wollen mit unseren MitarbeiterInnen die Stadt nicht nur verwalten, sondern gemeinsam gestalten und in die Zukunft führen.“

Entwicklung 2006 bis 2012: Rund sechs Prozent weniger Beschäftigte im so genannten „Kern-Magistrat“

2006 erhielt die Stadt Linz den „Amtsmanager“ verliehen, eine Auszeichnung der Wirtschaftskammer für öffentliche Verwaltungen. „Damals waren im sogenannten Kern-Magistrat an die 2.000 Menschen beschäftigt“, erörtert Stadträtin Regina Fechter. Darin sind die MitarbeiterInnen etwa in den städtischen Kinderbetreuungseinrichtungen nicht beinhaltet. Durch verschiedene Maßnahmen, etwa Modernisierungen im Verwaltungsablauf, hat die Zahl der Beschäftigten im Kernmagistrat sukzessive abgenommen:

Reform 2015: Zwölf Geschäftsbereiche an Stelle von 23 Dienststellen

Mit der von Bürgermeister Klaus Luger bei Amtsantritt angekündigten, später eingeleiteten und 2015 verabschiedeten Magistratsreform erfolgte eine weitere Verschlankung der städtischen Verwaltung. Insbesondere die Zusammenführung und Reduktion von Dienststellen und Abteilungen ermöglichte eine noch übersichtlichere und transparentere Struktur.

Das Hauptaugenmerk dieser Magistratsreform lag insbesondere darauf, durch Verlagerung der Verantwortung nach vorne, in die unmittelbar betroffenen Dienststellen, sowie durch Entfall einer Bürokratieebene die Abläufe noch kundenorientierter und effizienter zu gestalten. „Dadurch war es möglich, Personalressourcen in anderen Bereichen als im reinen Verwaltungsbereich zu gewinnen“, erklärt Stadträtin Fechter. Während in der sogenannten Hoheitsverwaltung Personal reduziert werden konnte, ist die Zahl der MitarbeiterInnen etwa in der Kinderbetreuung konsequent gestiegen. Insgesamt ist die Zahl der MitarbeiterInnen im gesamten Magistrat nahezu gleich geblieben:

Neue Wege sollen Reform und Leitbild noch stärker zum Durchbruch verhelfen

Stadträtin Regina Fechter ist überzeugt, dass mit der aktuellen Magistratsreform ein wesentlicher Grundstein für die Modernisierung der Stadtverwaltung gelegt wurde. „Die Aufbauorganisation des Magistrates entspricht damit der eines modernen Unternehmens in der Privatwirtschaft “, so die Personalreferentin. „Wir haben auch ein sehr modernes Leitbild. Beidem, der Reform und dem Leitbild, wollen wir durch gezielte Maßnahmen noch stärker zum Durchbruch verhelfen.“

Schritt Nummer 1: Digitalisierung nutzen

Mit ihren Online-Plattformen tritt die Stadt nach außen sehr zeitgemäß und zukunftsorientiert auf. „Wir sollten die Möglichkeiten, die uns die modernen Technologien bieten, noch stärker im Amtsbetrieb einsetzen“, sieht die neue Personalreferentin Verbesserungspotential. Bürgermeister Klaus Luger und die Magistratsdirektorin haben einen entsprechenden Prozess bereits eingeleitet: „Ich bin bereit, diesen Prozess nicht nur zu unterstützen, sondern möchte hier die Anstrengungen jedenfalls intensivieren. Denn ich sehe hier die größte Chance, Abläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das ist im Interesse der MitarbeiterInnen und der BürgerInnen“, betont Stadträtin Regina Fechter. Noch mehr Online-Angebote und digitale Arbeitsabläufe können ein Turbo für die städtische Verwaltung sein.

Schritt Nummer 2: Vielseitige Arbeitszeitmodelle

In einzelnen Bereichen lebt die Stadt Linz bereits seit langem vor, wie moderne und bürgerorientierte Verwaltung aussehen kann: „Mit unserem Bürgerservice, das auf vielfältige Weise und zu unterschiedlichsten Zeiten erreichbar ist, sind wir den Bedürfnissen und Anforderungen der BürgerInnen entgegengekommen. Viele Amtsgeschäfte können bereits online erledigt werden, auch telefonisch lässt sich meist der beste Weg durch die notwendigen behördlichen Angebote und Notwendigkeiten erfragen. Und wenn doch ein persönliches Vorbeikommen unausweichlich ist, ist dies durch die ausgedehnten Randzeiten auch den Berufstätigen fast jederzeit möglich“, lobt Stadträtin Regina Fechter die „Herzkammer“ des Linzer Magistrats.

In anderen Bereichen sind aber die in der derzeit bestehenden Arbeitszeitregelung vorgegebene Arbeitszeiten hinderlich für noch flexiblere Dienstleistungen der Stadtverwaltung. „Das entspricht mittlerweile weder der Lebensweise der Linzerinnen und Linzer, es ermöglicht uns auch nicht, auf die unterschiedlichen Arbeitsweisen unserer MitarbeiterInnen einzugehen und so für sie wie für die BürgerInnen das Optimum herauszuholen“, ist Regina Fechter überzeugt. Erste Gespräche mit der Personalabteilung und der Personalvertretung zu diesem Thema sind bereits angelaufen. „Wir haben unterschiedliche Aufgabenbereiche und individuelle Ausprägungen der MitarbeiterInnen, Mir ist wichtig, dass wir unsere Beschäftigten als unsere ExpertInnen abholen, wo sie stehen. Wenn Unternehmen wie die VOEST oder Volkswagen durch unterschiedlichste Arbeitszeitmodelle ihre Produktivität und Effizienz steigern können, dann können wir das auch“, setzt die Linzer Personalreferentin auf Vielfalt und den Fokus auf Stärken.

Schritt Nummer 3: Neue Verantwortung bedingt Vertrauen und Respekt – auf Gegenseitigkeit

Mit der Verlagerung von Verantwortlichkeiten in die vorderste Reihe, also direkt zu den zuerst befassten SachbearbeiterInnen, muss auch ein Kulturwandel einhergehen. „Diese Verlagerung macht Sinn, weil diese MitarbeiterInnen zumeist am vertrautesten mit der jeweiligen Materie sind. Darum bringen wir ihnen auch unser Vertrauen und unseren Respekt für die Erledigung ihrer Aufgabe entgegen. Umgekehrt braucht es aber auch Vertrauen in die langfristige Strategie der Stadtverwaltung und den Respekt für die politischen Rahmenbedingungen, die von den demokratisch legitimierten Repräsentanten der Stadt vorgegeben werden“, hebt Stadträtin Regina Fechter hervor. An dieser Kultur, die sich durchwegs auch im Leitbild des Magistrats widerspiegelt, will die Personalreferentin ebenfalls noch stärker arbeiten.

Parallel dazu wird auch an neuen Formen des Wissenstransfers gearbeitet. „Auch das kann man sich von erfolgreichen Unternehmen wie etwa VW abschauen, in denen es ein ausgeklügeltes Konzept für die Nachbesetzung und die Nachwuchsarbeit gibt“, stellt Fechter eine weitere Zielsetzung vor. „Die Arbeit in der Verwaltung wird sicher nicht einfacher. Umso notwendiger ist es, einen guten Wissensübergang zwischen erfahrenen, möglicherweise kurz vor dem Ausscheiden stehenden MitarbeiterInnen und jungen, ihnen eventuell direkt nachfolgenden KollegInnen zu sichern.“

Entbürokratisierung und Deregulierung auf übergeordneter Ebene

Dass die Arbeit in der Verwaltung über die Jahre komplexer und intensiver geworden ist, ist für Stadträtin Regina Fechter eine große Herausforderung auf übergeordneter Ebene: „Viele MitarbeiterInnen haben mir in den ersten Gesprächen ihr Leid geklagt, weil sie insbesondere durch die immer größer werdenden Gesetzes- und Verordnungsflut in ihrer Arbeit belastet werden“, berichtet Fechter. Die Abläufe und die Organisation im Haus können noch so gut strukturiert sein, die Personalplanung kann noch so vorausschauend angelegt werden, wenn die rechtlichen Grundlagen ständig verändert und verkompliziert werden, hilft das alles nichts: „Darum braucht es hier dringend Initiativen zur Deregulierung“, unterstreicht die neue Stadträtin eine langjährige Forderung von Bürgermeister Klaus Luger.

(Informationsunterlage zur Pressekonferenz mit Stadträtin Regina Fechter zum Thema „Erste Impulse für das neue Personalmanagement der Stadt Linz“. Weitere Gesprächspartnerin: Personaldirektorin Mag.a Brigitta Schmidsberger)

Informationsunterlage (PDF, 334 kB) (neues Fenster).

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