Künstliche Intelligenz im Magistrat Linz: Mehr Service für Bürger*innen, mehr Entlastung für Mitarbeiter*innen Mehr Effizienz, mehr Effektivität: Digitale Tools beschleunigen Abläufe, entlasten Budget und verbessern Services für Bürger*innen
- KI-Einsatz erfolgt verantwortungsvoll und mit klaren Leitlinien
Die Stadt Linz setzt Künstliche Intelligenz systematisch und strategisch ein. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse zu beschleunigen, Serviceangebote für Bürger*innen auszubauen und Mitarbeitende bei komplexen Aufgaben zu entlasten. Mit einer klaren Governance, einer eigenen KI-Pionier*innengruppe und einem strukturierten Clearing-Prozess schafft der Magistrat einen Rahmen, der Innovation ermöglicht und gleichzeitig Datenschutz, Transparenz und Rechtskonformität sicherstellt. Damit ist der Magistrat Linz mit seinem strategisch aufgesetzten KI-Gesamtkonzept auch österreichweit Vorreiter, indem bereits zahlreiche KI-gestützte Anwendungen über die Pilotphase hinaus sind und in der täglichen Arbeit routinemäßig zum Einsatz kommen.
Im Magistrat laufen bereits zahlreiche Initiativen. Im Bereich Bürger*innen-Service unterstützt der KI-gestützte Chatbot ELLI auf linz.at Bürger*innen bei der Orientierung und liefert präzise, mehrsprachige Antworten zu städtischen Leistungen. Die Integration von KI in das Ticketsystem im Bürger*innen-Service verkürzt Bearbeitungszeiten bei Beschwerden, indem ein KI-Assistent nach Eingabe von Stichworten die Ausformulierung übernimmt. Gleichzeitig prüft jede zuständige Person die Inhalte vor dem Versand. Auch die automatische Übersetzung und die Vereinfachung komplexer Amtssprache auf der städtischen Website tragen dazu bei, Barrieren abzubauen und Informationen verständlicher zugänglich zu machen.
Parallel dazu nutzt die Stadt Produkte des stadteigenen IT-Dienstleisters, der IKT Linz GmbH: Mit LinzGPT steht eine datenschutzkonforme Plattform zur Verfügung, die Texterstellung, Recherche und Analyse unterstützt. Transkripo ermöglicht die rasche und präzise Transkription von Sitzungen. Darüber hinaus sichert KI-Einsatz Erfahrungswissen ausscheidender Kolleg*innen für kommende Generationen mittels einer eigens entwickelten Wissensstafette. Damit verbindet die Stadt interne Modernisierung mit technologischer Kompetenz am Standort.
„Die Digitalisierung und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in unserer Stadtverwaltung stellt die Menschen, also Bürger*innen und Mitarbeiter*innen, klar in den Mittelpunkt. KI hilft uns Abläufe einfacher und schneller zu machen und damit den Service der Stadt Linz weiter zu verbessern. Gleichzeitig werden unsere Bediensteten entlastet, damit mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben bleibt.“, betont Personalreferentin Vizebürgermeisterin Merima Zukan.
„Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ist ein zentraler Baustein unserer österreichweit einzigartigen Digitalisierungsagenda. Wir setzen KI dort ein, wo sie konkrete Verbesserungen bringt – für Bürger*innen ebenso wie für unsere Mitarbeiter*innen. Durch die Steigerung von Effizienz und Effektivität durch maßgeschneiderte Lösungen, erbringt die Stadtverwaltung einen wesentlichen Beitrag zur Budgetkonsolidierung. KI unterstützt, sie ersetzt aber keine verantwortungsvollen Entscheidungen. Transparenz, Datenschutz und rechtliche Sicherheit stehen für uns an erster Stelle“, erklärt Magistratsdirektorin Mag.a Ulrike Huemer.
KI-Strategie der Stadt: Fahrplan Richtung Zukunft
Die KI-Strategie des Magistrats Linz bietet einen Fahrplan, der die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten abbildet und den European AI Act berücksichtigt. Mit der Strategie schafft die Stadt Klarheit über die gesetzlichen Rahmenbedingungen, die dazu verpflichten, Risiken frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und verantwortungsbewusst zu handeln.
Ziel ist eine Verwaltung, die durch KI agiler und bürgerzentrierter arbeitet. Bürger*innen profitieren von schnelleren, barrierefreien Dienstleistungen. Mitarbeiter*innen gewinnen Zeit, weil Künstliche Intelligenz sie in Routinetätigkeiten unterstützt und Informationen rascher auffindbar macht. Durch effizientere und effektivere Prozesse werden Mitarbeiter*innen entlastet und für ihre Kerntätigkeiten freigespielt. Dies hat einen positiven Effekt auf die Produktivität in den Geschäftsbereichen und steigert gleichzeitig die Servicequalität für die Linzer*innen.
Der rechtliche Rahmen für sämtliche Aktivitäten wird durch den 2024 in Kraft getretenen AI Act der Europäischen Union vorgegeben. Die Stadt Linz hält sich an dessen Sicherheits- und Transparenzanforderungen, um den Einsatz von KI nachvollziehbar zu regulieren und Vertrauen zu sichern. Transparente Kommunikation gegenüber Bürger*innen und die Wahrung von Grundrechten sind dabei verbindliche Prinzipien.
Die Roadmap der Strategie ist auf Jahre angelegt. Kurzfristig stand die Etablierung von Company GPT, Chatbots und GEO-KI für die Flächennutzung sowie weitere konkrete Anwendungen im Vordergrund. Mittelfristig folgt eine breitere Automatisierung, etwa in der Datenanalyse und bei Protokollierungsaufgaben. Langfristig baut die Stadt KI-Lösungen in der Verwaltung weiter aus und integriert sie schrittweise in zusätzliche Aufgabenbereiche.
KI-Pionier*innengruppe: Expert*innen beraten und treiben voran
Eine zentrale Rolle in der Umsetzung übernimmt die KI-Pionier*innengruppe. Sie erkennt und sammelt mögliche KI-Anwendungen aus allen Geschäftsbereichen und führt diese strukturiert zusammen. In regelmäßigen Pionier*innen-Runden findet ein kritischer fachlicher Austausch statt. Ziel ist es, die konkrete Anwendbarkeit von Lösungen zu prüfen und magistratsweit einen einheitlichen Wissensstand über KI zu erreichen.
In den Geschäftsbereichen fungieren die Mitglieder als KI-Erstanlaufstelle. Aufkommende Anforderungen und Ideen werden an die Pionier*innengruppe weitergegeben, dort diskutiert und bewertet. Durch regelmäßige fachliche Inputs baut die Gruppe kontinuierlich Expertise auf und stärkt die Kompetenz im gesamten Magistrat.
Die Pionier*innengruppe nimmt zudem eine Ersteinschätzung vor, ob für die Umsetzung eines Use-Cases eine eigene Projektstruktur erforderlich ist. Diese Abstimmung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem Projektportfoliomanagement. Quick Wins, die keine eigene Projektstruktur benötigen, setzt die Gruppe rasch um. Dazu zählen etwa niederschwellige Schulungsangebote oder die verständliche Aufbereitung von Informationen für Mitarbeiter*innen.
Neue Anwendungen durchlaufen ein verpflichtendes Software-Clearing im Intranet. Zuständige Stellen prüfen Datenschutz, IT-Sicherheit und rechtliche Konformität. Bei KI-Komponenten erfolgt eine gesonderte Risikobewertung. Die Leitlinien der Stadt Linz werden laufend an regulatorische Entwicklungen angepasst, insbesondere an die Vorgaben des EU AI Act. Damit stellt der Magistrat sicher, dass Innovation und Rechtskonformität Hand in Hand gehen.
„Die KI-Pionier*innengruppe hat sich hervorragend bewährt, indem sie Ideen aus der Arbeitswelt der Stadtverwaltung aufgreift und somit reale Probleme zur Lösung in den Mittelpunkt stellt. Mitarbeiter*innen haben somit die Möglichkeit, Abläufe, die ihrer Meinung nach verbesserungswürdig sind, direkt vorzuschlagen und von Expert*innen prüfen zu lassen. Mehr Effizienz führt zu verbesserter Arbeitsproduktivität und letztendlich zu einer Kosteneinsparung, indem oft zeitintensive Vorarbeiten reduziert werden und somit Ressourcen für Entscheidungs- und Entwicklungsprozesse freigespielt werden”, analysiert Magistratsdirektorin Mag.a Ulrike Huemer.
Strategischer KI-Einsatz im Magistrat
Die KI-Initiativen des Magistrats gliedern sich in sieben Handlungsfelder: Bürger*innen-Service und Kommunikation, interne Prozesse, Daten und Analyse, Wissensmanagement, Medien und Content, technische Anwendungen sowie Governance und Innovation. Jede Maßnahme folgt einem klaren Umsetzungsplan und wird fachlich begleitet.
Im Bereich Bürger*innen-Service und Kommunikation steht der Chatbot ELLI auf linz.at im Zentrum. ELLI nutzt Natural Language Understanding, um Fragen in natürlicher Sprache zu verstehen und Informationen aus unterschiedlichen Quellen gebündelt auszugeben. Bürger*innen erhalten strukturierte, inhaltlich zusammenhängende Antworten zu Leistungen der Stadt. Bereits heute ist ELLI mehrsprachig nutzbar, ebenso wie die städtische Website linz.at. Die Stadt zudem KI ein, um komplexe Amtssprache in verständliche Formulierungen zu übersetzen. Damit stärkt Linz die Barrierefreiheit und erleichtert den Zugang zu städtischen Services.
Ergänzend integriert der Magistrat KI in das bestehende Ticketsystem des Bürger*innen-Service. Eingehende Beschwerden und Anfragen werden analysiert und thematisch zugeordnet. Das System schlägt auf Basis vorhandener Wissensdaten nach Eingabe von Stichworten präzise Antwortbausteine vor. Die zuständigen Mitarbeiter*innen prüfen jeden Vorschlag vor dem Versand. Dadurch sinken Bearbeitungszeiten deutlich, während die fachliche Verantwortung klar beim Menschen bleibt.
Im Bereich interne Prozesse unterstützt das von der IKT zur Verfügung gestellte Company-GPT-Modell LinzGPT die Beschäftigten bei der Erstellung von E-Mails, Bescheiden, Präsentationen oder umfangreichen Auswertungen. Die Plattform läuft in einer datenschutzkonformen Umgebung und wird durch begleitende Organisationsentwicklungsmaßnahmen eingeführt. Ziel ist es, Routineaufgaben zu vereinfachen und Ressourcen für komplexe Fachfragen freizusetzen. Die Berufsfeuerwehr nutzt beispielsweise KI-gestützte Einsatzberichterstattung. Aus wenigen Einsatzdaten entstehen strukturierte Berichte, die der Dokumentation und künftigen Planung dienen.
Im Projektportfoliomanagement generiert KI automatisiert Kennzahlen, Projektzusammenfassungen und sogenannte Lessons Learned. Dadurch erkennt die Verwaltung Synergien zwischen Projekten schneller und steigert die Qualität der Steuerung.
Mit Legal AI unterstützt der Magistrat juristische Fachbereiche bei Recherche, Analyse und Entwurfstätigkeiten. Die Systeme greifen auf kuratierte Datenbanken mit Gesetzen, Judikatur und Fachliteratur zu. Die abschließende rechtliche Bewertung erfolgt ausschließlich durch qualifizierte Jurist*innen.
Im Bereich Dokumentation setzt die Stadt auf Voice-to-Text-Technologie. Das Tool Transkripo transkribiert Audio- und Videodateien automatisiert. Wortprotokolle von Gemeinderatssitzungen liegen dadurch deutlich schneller vor. Mitarbeitende konzentrieren sich auf inhaltliche Prüfung und Qualitätssicherung.
Im Handlungsfeld Daten und Analyse nutzt Linz GEO-KI zur Auswertung von Luftbildern und LiDAR-Daten. Die Technologie erstellt Flächennutzungskarten, analysiert Grünräume und dokumentiert Infrastruktur wie Verkehrszeichen oder Bodenmarkierungen. Daraus entstehen präzise 3D-Stadtmodelle, die als Grundlage für Planungs- und Erhaltungsmaßnahmen dienen. KI-gestützte Analysen unterstützen zudem die evidenzbasierte Entscheidungsfindung in allen Geschäftsbereichen.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf Wissensmanagement und Kompetenzaufbau. Der KI-Kompass im Intranet bündelt Leitfäden, Erklärvideos und Best Practices. Schulungen, Workshops und ein modularer Lernpfad vermitteln technisches Know-how sowie Kenntnisse zu ethischen und rechtlichen Fragen. Eine Promptvorlagen-Sammlung erleichtert den Einstieg in die Arbeit mit großen Sprachmodellen. Projekte zur KI-gestützten Sicherung von Erfahrungswissen unterstützen den Wissenstransfer bei Personalwechsel.
Im Zuge der Wissensstafette wird das Know-How ausscheidender Mitarbeiter*innen durch strukturierte Interviews, die in Linz GPT integriert werden, gesichert. Neue Beschäftigte können über einen Chatbot gezielt auf dieses Wissen zugreifen.
Weitere Schritte: KI-Agenten & Co
Die Zukunft verspricht eine tiefgreifende Transformation durch den Einsatz von KI-Agenten und die zunehmende Automatisierung von Prozessen. Insbesondere in Bereichen wie der Rechnungsabwicklung und Buchhaltung können intelligente Systeme repetitive Aufgaben effizienter gestalten, Fehler minimieren und wertvolle Zeit für strategische Tätigkeiten freisetzen. Genau diesen Themen werden wir uns in den kommenden Monaten widmen und die Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Bereichen umfassend testen.
„Mit diesen Maßnahmen schafft die Stadt Linz eine leistungsfähige digitale Infrastruktur. Der strategische Einsatz von Künstlicher Intelligenz verbindet Serviceorientierung, Effizienz und rechtliche Sicherheit. Linz gestaltet die technologische Entwicklung aktiv und positioniert sich als moderner Verwaltungsstandort, der Innovation verantwortungsvoll umsetzt und den Menschen in den Mittelpunkt stellt“, erklären Personalreferentin Vizebürgermeisterin Merima Zukan und Magistratsdirektorin Mag.a Ulrike Huemer abschließend.
(Informationsunterlage zur Pressekonferenz mit Personalreferentin Vizebürgermeisterin Merima Zukan und Magistratsdirektorin Mag.a Ulrike Huemer zum Thema „KI-Einsatz im Magistrat Linz“)
