Digital-Hotspot Linz – Serviceoffensive für Linzer*innen im Jahr 2023 Stadt Linz bringt weitere wesentliche Digitalisierungsprojekte auf Schiene
Unbestreitbar ist: Die Zukunft der Städte ist digital. Die Landeshauptstadt Linz punktet nicht erst seit der Corona-Pandemie mit digitalen Initiativen wie dem Hotspot-Ausbau, freien Daten über Open Commons und niederschwelligen Online-Angeboten. So hat Linz etwa mit „Frag ELLI!“ als eine der ersten Städte einen Chatbot als Serviceleistung für die Bürger*innen eingeführt oder über ihren Innovations-Hauptplatz Bürger*innen-Beteiligung und –Vernetzung auf eine höhere, digitale Ebene gehoben.
Im Rahmen der strategischen Digitalisierungs-Offensive „Digitales Linz“ arbeitet die Stadtverwaltung darüber hinaus in Zusammenarbeit mit Forschung und Wirtschaft daran, weitere Digitalisierungsschritte für ihre Bürger*innen zu setzen. Wesentliche Meilensteine sind im Jahr 2023 etwa das Projekt „Digitales Bauverfahren“ oder auch die durchgehende Digitalisierung des Fördermittel-Managements.
Zentral – und für eine verantwortungsvolle, zukunftsweisende Stadtentwicklung unabdingbar – ist auch die Entwicklung einer Datenstrategie, mit dem Ziel vorhandene Datenschätze zu heben und besser nutzbar zu machen.
„Ich habe mich seit vielen Jahren als Verfechter digitaler Strategien deklariert. Die durchgehende Digitalisierung aller Gesellschaftsbereiche ist mehr als ein Trend, es ist absolute Lebensnotwendigkeit, der sich auch die öffentliche Verwaltung nicht entziehen kann. In diesem Jahr werden wir weitere Maßnahmen setzen, um Linz als zukünftigen Hotspot einer digitalen Verwaltung zu etablieren. Unsere Maxime dabei lautet jedoch nicht ‚Digitalisieren um jeden Preis‘, sondern stellt die Menschen und ihre konkreten Bedürfnisse ins Zentrum unseres Handelns“, erklärt Bürgermeister Klaus Luger.
„Neben der Digitalisierung der Wirtschaft und Industrie stellt auch die öffentliche Verwaltung in Linz eine zentrale Ressource dar. Im Unterschied zur Digitalwirtschaft braucht die Stadt keine Profite zu erzielen, sondern nutzenbringende Leistungsangebote schaffen und zukunftsweisende Strategien für die Stadtentwicklung realisieren. Die Digitalisierung ist daher ein wichtiges Projekt der Stadtverwaltung. Durch sie wird erst ein erfolgreicher Wirtschaftsstandort ermöglicht. Denn rasche Betriebsanlagengenehmigungen, zügige Umsetzung von Bauprojekten oder die effiziente Erledigung von Förderungen spielen im Wettbewerb der Standorte eine wesentliche Rolle“, so Luger weiters.
„Mit unserer Digitalisierungs-Strategie bringen wir die Stadtverwaltung näher und unmittelbarer zu den Bürgerinnen und Bürgern. Unser Anspruch ist es, Dinge und Tätigkeiten, die keine persönliche Beratung erfordern und automatisierbar sind, mithilfe digitaler Anwendungen abzuwickeln. Damit entstehen nicht nur zusätzliche Kanäle, wie Linzerinnen und Linzer ihre Behördengänge abwickeln können, sondern es werden auch Ressourcen in der Verwaltung freigesetzt. Diese können im Sinne einer weiteren Steigerung unserer Servicequalität eingesetzt werden. Die klassischen Formulare sollen der Vergangenheit angehören, denn die Stadtverwaltung Linz möchte hier neue Maßstäbe setzen“, betont Magistratsdirektorin Mag.a Ulrike Huemer.
Digitales Linz – Weg von den Akten, hin zu digitalen Prozessen
Die Digitalisierung vieler Wirtschafts- und Lebensbereiche ist längst gesellschaftliche Realität. Die Stadt Linz widmet sich bereits seit mehreren Jahren stark diesem Thema, was sich auch im Motto der aktuellen Unternehmensstrategie „vom Amt zum Unternehmen“ abbildet. In den vergangenen Jahren hat die Landeshauptstadt wesentliche Akzente in der Digitalisierung gesetzt, die in diesem Umfang Österreich bisher einzigartig sind. Ziel dabei ist, eine Verwaltung aufzubauen, die für den Abbau bürokratischer Hürden sorgt und mittels High-Tech neue Standards in der „Usability“ für Bürger*innen setzt. Basis dafür bildet das Programm „Digitales Linz“.
Dabei handelt es sich um eine strategische Initiative im Auftrag von Bürgermeister Klaus Luger und Magistratsdirektorin Mag.a Ulrike Huemer, um die Digitalisierung der Stadt als Ganzes voranzutreiben. Zentrale Aspekte sind zudem digitale Servicewege , der Zugang zu relevanten und aktuellen Informationen sowie eine Datenstrategie, die vorhandene und neue generierbare Daten verantwortungsvoll im Sinne der Bürger*innen erwendet.
„Unser mittelfristiges Ziel besteht darin, eine einheitliche Lösung für digitale kommunale Angebote und Services der Stadt auf einem mobil nutzbaren und übersichtlichen Portal anzubieten. Über diesen ‚One-Stop-Shop‘ für Servicewege und Informationen sollen Linzer*innen rund um die Uhr sicheren Zugriff auf Leistungen des Magistrats und transparente Einsicht in den Status ihrer persönlichen Verwaltungsvorgänge haben“, erklärt Bürgermeister Luger.
„Früher mussten die Bewohner*innen bei allen Behördenangelegenheiten ins Rathaus oder in die dezentralen Serviceeinrichtungen der Stadt kommen – jetzt ist es umgekehrt: die Digitalisierung macht es möglich, dass gleichermaßen die Stadt zu den Bürger*innen kommt. Viele Angelegenheiten können bequem auf digitalem Weg und zu jeder Uhrzeit von zu Hause aus erledigt werden“, bringt Magistratsdirektorin Mag.a Ulrike Huemer den aktuellen Stand der Digitalisierung in Linz auf den Punkt.
Startschuss für weitere Digitalisierungsprojekte
Linz hat bereits in den vergangenen Jahren zahlreiche Services digitalisiert, etwa das Formularwesen und etwaige Online-Dienste sowie Angebote zur Termin¬vereinbarung. Bereits seit 2019 ist der städtische Chatbot „Frag ELLI!“ aktiv. Mittlerweile besteht auch die Möglichkeit, online ein Gewerbe anzumelden, Bewohner*innen-Parkkarten zu beantragen sowie Hunde an- und abzumelden.
Im Jahr 2023 setzt die Stadt Linz weitere Meilensteine in der digitalen Stadtverwaltung. Die Innovationsstadt Linz gibt mit diesen Services den Startschuss für eine digitale Zukunft.
Die wesentlichen Highlights dabei sind:
- Digitales Bauverfahren
- Digitales Dauerparken
- Digitales Fördermanagement
- Umfassende Datenstrategie / Data Excellence
- Digitalisierung Bürger*innenservice und Beschwerdemanagement
Digitales Bauverfahren – von der Einreichung bis zur Fertigstellung
Linz war österreichweit eine der ersten Kommunen, die ein Baucenter eingerichtet hat, um Kund*innen umfassende Beratung in Bauangelegenheiten von der Antragstellung bis zur Baugenehmigung anzubieten. Dieser Servicecharakter soll nun weiter ausgebaut werden. Privaten Bauwerber*innen wie auch Unternehmen und Wohnungsgenossenschaften sollen so rascher und einfacher Baubewilligungen erhalten. Zur Entbürokratisierung der Bauverfahren kommt nun eine großteils digitale Abwicklung.
Denn jedes Jahr langen bei der Baubehörde des Magistrats Linz rund 1.500 Baueinreichungen ein. Um für das Baubewilligungsverfahren einen Mehrwert durch Digitalisierung zu schaffen, werden die Prozesse auf die Bedürfnisse der Kundschaft und auf die Möglichkeiten der Stadt Linz als Serviceanbieterin, also der Bezirksverwaltungsbehörde der Stadt Linz, abgestimmt. Ein Großteil der Bauunternehmen und Architekturbüros erstellt seine Baueinreichunterlagen bereits jetzt digital. Ein analoger Prozess soll als Übergangslösung weiterhin bestehen bleiben, aber der Magistrat Linz strebt jedoch eine völlige Digitalisierung des Bauverfahrens in allen Schritten an - von der Einreichung bis zur Fertigstellung.
Im Rahmen eines 2022 gestarteten Projekts werden derzeit alle Schritte eines Bauverfahrens der Stadt Linz auf Möglichkeiten digitaler Umsetzungs-Modelle durchleuchtet. So werden Digitalisierungspotenziale im aktuellen Ablauf erhoben, um Effizienz zu steigern und zukünftige Herausforderungen entsprechend meistern zu können.
Die Optimierung der Prozessabläufe findet unter Einbindung der relevanten Interessensgruppen statt, von der Vorberatung und Einreichung bis zur Bewilligung und Archivierung, hin zu einem digitalisierten Verfahren, das im Einklang mit der Unternehmensstrategie der Stadt Linz steht. Bereits im zweiten Quartal dieses Jahres soll nach Abschluss einer entsprechenden Konzeptionsphase ein Pilotprojekt dazu starten. Im Planungsprojekt wurde eine Umfrage bei den relevanten Stakeholdern, wie Bauträger*innen, Architekt*innen und Bauwerber*innen gemacht. Dies ist wichtig, um die Usability von Beginn an in den Mittelpunkt zu stellen!
„Dieser Weg in Richtung Digitalisierung der Bauverfahren sieht im Gegensatz zu bisher vor, dass Unterlagen nicht nur online eingebracht werden können, sondern dass als Endziel das gesamte Verfahren von der Einreichung bis zur Fertigstellung digital abgewickelt werden kann. Dies ermöglicht auch jederzeit einen aktuellen Stand über den Verfahrensstand geben zu können! Damit sparen wir den Einreichenden wie auch der Stadt Linz Zeit, Aufwand und Kosten. Bauverfahren werden schneller, effizienter und transparenter“, bringt Bürgermeister Klaus Luger, der letzten Endes die Baubehörde in erster Instanz vertritt, die Vorteile des digitalen Bauverfahrens auf den Punkt.
Dauerparkkarten – Parkzettel ade, die Zukunft ist digital
Ebenfalls im laufenden Jahr wird ein Projekt zur Digitalisierung der Dauerparkkarten umgesetzt. Dieses soll zusätzlich zur bereits seit längerem bestehenden Möglichkeit des digitalen Kurzparkens mittels Handy-Apps auch Vorteile für Dauerparker*innen bringen. Damit werden wesentliche Erleichterungen für die Kund*innen/Bürger*innen und Firmen erreicht.
Mit dem Abschluss des Projektes Digitalisierung Dauerparkkarten treten weitere Erleichterungen für Kund*innen ein:
Online-Anträge können durch den Einsatz der e-ID/Handysignatur bzw. Bürgerkarte schnell und kostengünstiger abgewickelt werden. Bevor die aktuelle Bewohner*innen-Parkkarte abläuft, kommt die Stadt zur*m Bürger*in: Der Magistrat übermittelt einen Zahlschein und rechtzeitig vor Ablauf der Berechtigung erfolgt der Versand der neuen Parkkarte. Somit wird durch die Bezahlung der gewünschten Dauer (1 J./2 J.) die Parkberechtigung – bei Gleichbleiben der sonstigen Voraussetzungen – unbürokratisch verlängert.
Die Bewohner*innen-Parkkarte als Kontrollhilfsmittel braucht nicht mehr im Auto korrekt angebracht werden, da die Aufsichtsorgane die Berechtigungen übers Autokennzeichen ablesen und überprüfen können.
Auch die Linzer Wirtschaftsbetriebe erhalten durch die Digitalisierung des Prozesses ihre Parkberechtigungen rascher als bisher – die Freischaltung erfolgt nunmehr bereits am darauffolgenden Tag.
„Das Digitalisierungsprogramm der Stadt Linz ist ein strategisch ausgerichteter Prozess, der aus einer Vielzahl an kleinen Schritten besteht. Wir behalten dabei auch die Tatsache im Fokus, dass digitale Angebote einer Stadt heute sowohl als Standortfaktor für Wirtschaftsbetriebe als auch als Gradmesser für die Attraktivität eines Lebens- und Arbeitsortes bei international gefragten Fachkräften gesehen werden“, analysiert Bürgermeister Klaus Luger.
Digitales Fördermanagement: Transparenter, schneller, strukturierter
Eine der vielen Säulen beim Projekt Digitales Linz stellt die Vereinfachung des Fördermittelmanagements durch digitale Prozesse dar. Linz war eine der ersten Städte, die eine zentrale Datenbank in Bezug auf städtische Förderungen („subvenio“) eingerichtet hat. Damit werden Doppelsubventionierungen und Mehrfachförderungen vermieden und das gesamte Förderwesen der Stadt wesentlich transparenter.
Die Stadt Linz geht diesen Weg nun weiter und möchte das Förderwesen auch im Hinblick auf die effizientere Abwicklung der Förderansuchen digitalisieren. Geplanter Zeithorizont für die Umsetzung dieses Projekts ist das erste Quartal 2024.
Fördereinreichungen online und rund um die Uhr
Dafür wurde ein Projekt ins Leben gerufen, dessen Ziel darin besteht, Förderwerber*innen zu ermöglichen, dass sämtliche für eine freiwillige Förderung notwendigen Unterlagen (Förderansuchen, Finanzpläne, Verwendungsnachweise, u.v.m.) online und 24/7 eingereicht und in weiterer Folge ebenso digital abgewickelt werden können.
Einheitliche Förderer-Plattform – Vorteile:
- Klarer und strukturierter Weg durch das Förderansuchen
- Eine gesamthafte Ressourcenersparnis und Effizienzsteigerung für Förderwerber*innen und Fördergeberin (Kosten und Zeit!)
- Erhaltung und Sicherstellung des Know-hows und von Standards
Datenstrategie – mittels Data Excellence zur Smart City
Last, but not least, ist eine umfassende Datenstrategie Ziel der Stadt. Linz stellt bereits jetzt die Stadtkarte und Luftbilder von Linz online zur Verfügung, ebenso verschiedene thematische Karten (webgis.linz.at). Darüber hinaus wurde auch ein digitales 3D-Stadtmodell erarbeitet, das nicht nur für Privatpersonen offensteht, sondern auch eine wertvolle Hilfestellung für die Stadtplaner*innen ist. Das Online-Angebot der Geoinformation wird zudem laufend aktualisiert und erweitert. Die derzeit digital verfügbaren Pläne umfassen bereits Flächenwidmungsplan und Örtliches Entwicklungskonzept, Bebauungspläne, Bauminformationssystem, Trinkbrunnen, Solardachkataster und Bewohner*innen sowie diverse Sport- und Freizeitangebote in den Stadtteilen.
Mit diesem Online-Service können sich alle interessierten Bürger*innen bequem und schnell von zu Hause aus einen Überblick über diverse Themen verschaffen, z. B. warum welcher Baum gefällt werden muss oder wo welcher Trinkbrunnen in den Sommermonaten in Betrieb ist. Es besteht auch die Möglichkeit, ein Anliegen direkt mit einer E-Mail an die entsprechende Fachstelle zu senden.
Der Magistrat Linz verfügt als Verwaltungsbehörde einer Landeshauptstadt zudem über eine Vielzahl an Daten aus unterschiedlichsten Sparten: Vom Verkehr bis hin zur Gesundheit, von der Kinderbetreuung bis hin zum Baumbestand. Diese Fülle an Daten gilt es nun, mittels „Data Excellence“ nutzbar zu machen. Die Stadtforschung arbeitet derzeit im Pilotprojekt „DX_Linz“ daran, vorhandene Datenschätze zu katalogisieren, einzuordnen und so künftig auch miteinander verschränkt nutzbar zu machen.
Ein konkretes Beispiel dafür ist etwa die Benennung von Straßen: Obwohl jede Linzer Straße durch Beschluss des Stadtsenats einen klar definierten, offiziellen Namen erhält, kursieren im allgemeinen Gebrauch – bei Bürger*innen, in Unternehmens-Datenbanken, aber auch in der Verwaltung selbst – leider unterschiedliche Schreibweisen (z.B. Freistädter Straße, Freistädterstraße, Freistaedterstraße, Freistädterstr.). Die gesamten Datensätze am Magistrat werden im Zuge des laufenden Pilotprojektes nun homogenisiert. Ferner basiert das Projekt Digitalisierung Datenmanagement bereits auf einem modernen Datenmodell. Dies führt dazu, dass in der Kultur-, Sport-, Wirtschafts- oder Umweltförderung einheitliche Prozesse ermöglicht werden.
„Smartes“ Datenmanagement für die Bewohner*innen
„Bewohner*innen einer Smart City haben einerseits die Möglichkeit, durch eine Vielzahl an niederschwelligen, digitalen Angeboten mit ihrer Stadt in Kontakt zu treten, etwa um Amtswege zu erledigen. Der größte Teil der ‚intelligenten‘ Maßnahmen entfaltet seine Effizienz jedoch ohne aktives Zutun der Bürger*innen – etwa bei der smarten Steuerung von Verkehrsströmen, bei der ressourcenschonenden Steuerung von öffentlicher Beleuchtung oder im Abfallmanagement. Ganz wesentlich wird in Zukunft ein verantwortungsbewusstes und gezieltes Datenmanagement sein, das die Menschen in den Mittelpunkt stellt: Aus der Entwicklung und Vernetzung unterschiedlichster Kennzahlen lassen sich etwa bereits im Vorfeld Bedarfe ablesen bzw. Maßnahmen punktgenau und nachhaltig steuern“, resümieren Bürgermeister Klaus Luger und Magistratsdirektorin Mag.a Ulrike Huemer.
Digitalisierung Bürger*innenservice und Beschwerdemanagement – Servicelevels für mehr Servicequalität
Die Stadt Linz war stets Vorreiterin in Fragen des Bürger*innenservices und gründet bereits vor über einem Jahrzehnt das Teleservicecenter. Erklärtes Ziel war es, dass die Bürger*innen an einer Stelle telefonisch wie auch via Email rasch Antworten auf ihre Anliegen erhielten. Eine vorbildliche Wissensdatenbank war das Fundament für dieses Service. Im Beschwerdemanagement stellte die App „Schau auf Linz“ lange Zeit das Vorbild für viele Städte dar. Gerade die Pandemie hat nun aber aufgezeigt, dass auch diese Services eine Modernisierung benötigen, da die bisherigen Prozesse in Spitzenzeiten nicht ausreichend effizient sind und der technologische Fortschritt hierzu neue Möglichkeiten eröffnet.
Im Jahr 2022 wurden daher die IST-Prozesse des Teleservice Centers (TSC) analysiert und Optimierungs- und Digitalisierungspotentiale identifiziert. Auf Basis dieser Analysen wird im Jahr 2023 ein Ticketsystem etabliert, das sämtliche Anfragen und Beschwerden erfasst, im Bedarfsfall in die Fachbereiche weiterroutet und die Erledigung nachvollziehbar macht. Ferner werden Servicelevels etabliert, wonach Fragen bzw. Beschwerden binnen 24 Stunden bzw. 48 Stunden eine fundierte Antwort bzw. Erledigung erhalten müssen.
Eines der wichtigsten Highlights im Jahr 2023 wird der Relaunch der App „Schau auf Linz“ sein. Hier wird sich das Frontend für die Bürger*innen verändern und die Bearbeitung erfolgt ebenfalls mit dem bereits erwähnten Ticketsystem.
„Diese Modernisierung führt zu einer Effizienzsteigung innerhalb des Magistrats und zu einer besseren Servicequalität für die Bürger*innen. Es soll sichergestellt werden, dass die Stadt Linz an diesem wichtigen Kontakt- und Anknüpfungspunkt für die Bürger*innen auch weiterhin eine hervorragende Servicequalität bietet bzw. diese ausbauen kann. Zudem werden die Mitarbeiter*innen durch die Umsetzung des Projekts dabei unterstützt, das hohe Volumen an Kontaktaufnahmen optimal bewältigen zu können“, erklärt Magistratsdirektorin Ulrike Huemer.
(Informationsunterlage zur Pressekonferenz von Bürgermeister Klaus Luger und Magistratsdirektorin Mag.a Ulrike Huemer zum Thema „Digital-Hotspot Linz – Serviceoffensive für Linzer*innen im Jahr 2023“)